Los 5 métodos de productividad para tomar acción

Como alguien que dirige su propio negocio, la productividad es clave. Al principio, solo era suficiente con hacer una breve lista de las tareas que debía cumplir en la semana. Pero cuando tu empresa o tus objetivos personales se van volviendo más complejos, la lista de tareas pendientes es interminable.

Esto logró que mi ritmo de vida se volviera demasiado intenso y no lo aguanté. Ese fue el momento en el que comenzó mi investigación sobre las mejores técnicas para aumentar la productividad.

En este artículo voy a compartirte los métodos que yo encontré útiles a lo largo de mi vida. Intentaré darte las herramientas que se aplican a estudiantes, empresarios, emprendedores, madres y cualquiera que sienta que debe organizar su tiempo y tareas para tomar acción.

Sistema GTB (getting things done)

Este es un sistema de gestión de tiempo y tareas creado por David Allen. Este sistema sostiene que nuestro cerebro no puede retener tantas tareas, por lo que solo cuando tenemos nuestra “mente despejada” y nuestros pensamientos organizados podemos alcanzar resultados efectivos.

Cuando tenemos nuestra mente despejada, esto nos permite concentrarnos en el presente, en la tarea que tenemos en el momento. Este método consiste en 5 pasos:

  • Capturar: el primer paso propone “vaciar la mente”, es decir, reunir todas las tareas, ideas, proyectos, todo lo que tengas en tu mente y exteriorizarlo (escribirlo), para  no tener que mantenerlo en tu cerebro.
  • Procesar: luego, de cada ítem que capturaste, debes preguntarte ¿puedo hacerlo en menos de dos minutos? Si la respuesta es sí, hacélo ahora. Si la respuesta es no, debés postergar esta tarea y agregarla a una lista de acción (siguiente paso).
  • Organizar: una vez que tengas las acciones que debés cumplir según alguno de estos 3 criterios: proyectos, tiempo o contexto. Así, las acciones relacionadas a un proyecto, por ejemplo organizar un evento, deben estar agrupadas. Las acciones que tienen una fecha de vencimiento o suceden en un momento específico, como llamar a una amiga por su cumpleaños, debés organizarlas en un calendario. Y las acciones que se definen por contexto debes enlistarlas, como cosas que querés comprar o personas a las que debés llamar.
  • Rever: cada semana, revisá tus planes y hacé los cambios necesarios. También debés revisar que estas acciones te estén acercando a tus objetivos.
  • Hacer: esto es todo. Cada día ve tachando las acciones que ya cumpliste y si nueva información ingresa a tu cerebro, repite los pasos.
método GTD productividad
Método Getting Things Done

Método Eat that Frog (Comé la Rana)

Este sistema se basa en una frase de Mark Twain: “Comé una rana a primera hora de la mañana y nada peor te pasará por el resto del día”.

Así, este método sostiene que debemos hacer las tareas más importantes primero, aquellas que sean las que tendemos a aplazar o posponer porque no nos gusta realizarlas, nos demandan mucho tiempo pero al mismo tiempo nos acercan a nuestros objetivos.

Esto podés aplicarlo en tu día a día asignando un valor numérico del 1 al 5 a tus tareas pendientes, en el que 1 serían las tareas más importantes y con las consecuencias más graves si no las cumplimos.

Técnica de productividad Eat that frog
Técnica de productividad Eat that frog

La técnica Pomodoro

La técnica Pomodoro sostiene que toda tarea puede ser dividida en pequeños períodos de tiempo llamados “pomodoros”.

Por eso, este método implica dividir tu jornada laboral o de estudio en fragmentos de 25 minutos, separados por descansos de cinco minutos. Después de aproximadamente cuatro pomodoros, tomar un descanso más largo de aproximadamente 15 a 20 minutos.

Lo importante es:

  • No estar pendiente del cronometro
  • No descansar en el mismo lugar en el que estabas trabajando
  • Eliminar todas las distracciones en esos 25 minutos.

Para probar este sistema podés usar el cronómetro de tu celular o aplicaciones como Pomodoro Timer o Forest

Método Pomodoro de gestión de tiempo
Método Pomodoro de gestión de tiempo

Método Kanban

La definición actual de este sistema surge de David J. Anderson, que plantea un sistema enfocado específicamente en la gestión de proyectos y flujos de trabajo en el que las tareas van “pasado” de la lista de “Pendiente” a “En proceso” y finalmente a “Terminada”.

Este método es comúnmente usado con las clásicas tarjetas adhesivas en una pizarra. Pero puede tomar diferentes formas e incluso usarse un tablero digital como Trello.

Método Kanban de productividad
Método Kanban de productividad

La matríz Eisenhower 

El principio de este método es bastante simple. Cada tarea de tu lista de tareas corresponde a alguno de estos criterios:

  • Importante y urgente: esto debe hacerse de inmediato.
  • Importante pero no urgente: esto debe planificarse.
  • Urgente pero no importante: esto debe delegarse.
  • Ni urgente ni importante: esto debe eliminarse.

Una vez que sepa qué tarea entra en cada cuadro, solo necesita priorizar correctamente: delegar, eliminar, planificar o hacerlo directamente.

La matrís Eisenhower
La matrís Eisenhower

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