Si buscas ahorrar tiempo y aumentar tu productividad personal o la de tu equipo, es importante que uses herramientas que te ayuden a organizarte mejor.
Usar un sistema de gestión de tareas y proyectos como Trello te permite tener toda la información en un mismo espacio colaborativo y distribuir tus tareas de forma fácil y rápida. Te ayuda a organizar tu vida personal, tu negocio y los roles de tu equipo.
En este artículo te enseñaré qué es Trello, cuáles son mis Power-ups e integraciones favoritas y cómo organizo mis tareas, ideas y proyectos en equipo en solo 4 tableros.
Video tutorial: Cómo organizar tus tareas, ideas y equipo con Trello
¿Qué es Trello y cómo funciona?
Trello es una plataforma para PC y celulares que te permite organizar tareas, ideas e información en tableros.
Cada tablero puede ser privado (solo visible para vos), público (visible para cualquiera) o para equipos (visible solo para quienes invites a trabajar en tus proyectos)
Cada tablero está compuesto por listas, que podés usar como flujos de trabajo, categorías o cualquier cosa que necesites ordenar. Podés crear ilimitada cantidad de listas por tablero.
A su vez, cada lista contiene tarjetas. Dentro de cada tarjeta podés agregar:
- Etiquetas: te permiten crear un sistema de etiquetas por colores y personalizar el texto de cada color.
- Asignar miembros de tu equipo
- Agregar archivos adjuntos de Google Drive, Dropbox o tu PC
- Agregar fechas de vencimientos
- Enlazar con otros tableros o tarjetas
- Agregar una descripción en formato de texto
- Agregar comentarios y responder a comentarios de otros
Para qué usar Trello:
- Organizar la información de tus clientes
- Asignar tareas a tu equipo y controlar sus avances
- Calendarizar tu contenido para redes sociales o blog
- Aumentar la productividad de tu negocio
- Ordenar tus reuniones
- Organizar tu vida personal
- Ordenar tus estudios: trabajos prácticos, trabajos grupales y fechas de entrega
¡Y mucho más!
Trucos de Trello: los mejores Power-Up
Otras herramientas muy interesantes de Trello son los Power Ups, estas son aplicaciones que le añaden funcionalidades extra a tus tableros. De esta forma, no solo tendrás los tableros, listas, tarjetas, fechas de vencimiento, listas de verificación, etc. Sino que podés agregarle funciones según lo que necesite tu negocio.
Para saber cómo agregar un Power-up a Trello mirá el video tutorial al principio del artículo.
Los mejores Power-Ups
Hay muchas opciones que nos da Trello, lo que puede resultarnos bastante abrumador. Por eso resumí una lista de los que son (en mi opinión) los Power-ups más útiles y para qué sirve cada uno:
1. Planyway Team Planner
Es un estilo de calendario que muestra las tarjetas Trello en una línea de tiempo. Lo más interesante de este Power Up es que nos permite:
- Arrastar las tarjetas de cada lista a un calendario
- Editar el color de su etiqueta
- Arrastrar los bordes para extender o reducir los plazos de vencimiento de cada tarjeta
- Tener una idea visual de tus proyectos y de tus trabajos en equipo
2. Butler
Butler o “mayordomo” es una aplicación de Trello que nos permite automatizar procesos, lo que nos ahorra muchísimo tiempo y nos ayuda a ser más productivos.
Con la versión gratuita de Butler podemos crear:
- Rules o “Reglas”: establezca reglas que se activan automáticamente se realiza algo en el tablero. Estas reglas están compuestas un disparador o “Tigger” que es lo que desencadena las “Acciones”.
Un ejemplo de regla puede ser que cuando una tarjeta es agregada a la lista “Ideas”, automáticamente se le asigna la etiqueta azul, una fecha de vencimiento de un mes y una checklist vacía.
- Botones de tarjeta o “Card Buttond”: son botones que podemos agregar en todas las tarjetas de nuestro tablero y cuando alguien hace clic en ellos se ejecutan acciones automatizadas sobre la tarjeta.
Un ejemplo de botón de tarjeta puede ser que cuando una alguien hace clic en el botón llamado “HECHO”, la tarjeta es agregada a la lista “Completado” y se le agrega la etiqueta “Gerente debe revisar”
3. Calendario
Otra herramienta básica pero efectiva es el Power Up de calendario o “Calendar”, que nos permite organizar nuestras tarjetas en un calendario. Si bien esta integración es bastante simple, tiene una ventaja muy grande: podemos sincronizarlo con Google Calendar.
De esta forma, cualquier tarjeta que agreguemos en Trello, aparecerá en nuestro calendario de Google automáticamente.
- Para hacerlo instalá el Power Up en tu tablero, ve a “Calendario” en la esquina superior derecha y luego a la tuerca de ajustes.
- Te preguntará si quieres sincronizarlo, continúa y te dará una URL.
- Ve a tu Google Calendar y al ícono “+” sobre la pestaña “Calendarios”
- Selecciona “desde URL”
- Y pega la URL que obtuviste en Trello
¡Y listo!
Tus dos calendarios estarán sincronizados
4. Voting
Finalmente, un Power Up que disfruto mucho es Voting o “Votación”. La mecánica es muy simple, simplemente nos permite recopilar votos de las tarjetas de Trello de su equipo, clientes y comunidad.
Podemos usar esta herramienta para:
- Validar ideas con nuestro equipo
- Ofrecer mejor atención a nuestros clientes
- Hacer sondeos de mercado
Integraciones en Trello
Otra cosa muy útil que pueden hacer con los Power-Up es integrar muchas de las herramientas de negocios y gestión de proyectos más populares como:
- Dropbox y Google Drive: nube de almacenamiento de documentos.
- Evernote: nube de notas en las que podés agregar texto, encabezados, imágenes, listas, tablas y mucho más.
- GIPHY: Agregar GIFs de GIPHY a tus tableros
- Slack: herramienta de comunicación en equipo
- Google Hangouts: plataforma de video-llamada o video-chat de Google.
- Mailchimp: software de email-marketing
Ejemplos de tableros de Trello
En este video tutorial te enseño a configurar 4 tableros de Trello que uso para organizar mis tareas, ideas y proyectos de mi vida personal, mi negocio y mi equipo.
